Warum Dein Briefpapier Kunden verärgern kann

Das konnte ich nach 5 Jahren nach Einführung der IBAN nicht glauben

Neulich saß ich am Schreibtisch und wollte eine Rechnung überweisen. Ich öffnete mein Online-Banking und klickte auf Überweisung. Als ich dann auf der Rechnung die IBAN (International Banking Account Number) suchte, musste ich feststellen: Da war gar keine drauf! Hoppla dachte ich, habe ich da etwas übersehen? Die ist doch seit dem 1. Februar 2016 Pflicht bei Überweisungen. Einige Selbstständige, Freiberufler und Unternehmer scheinen das jedoch immer noch nicht gemerkt zu haben.

Inzwischen ist die IBAN  schon fast 5 Jahre Standard und trotzdem haben viele Unternehmen es nicht für nötig gehalten ihre Geschäftsausstattung zu überprüfen. Frei nach dem Motto: Es gibt ja genug Seiten im Internet, die die Kontonummer und Bankleitzahl in die IBAN umrechnen.

Genau das habe ich dann auch getan.

Doch eines ist den Unternehmen dabei gar nicht bewusst: Sie bekommen dadurch ihre Rechnungen vielleicht verspätet bezahlt!

Wie motiviert ist ein Kunde wohl die Rechnung zu bezahlen, wenn er vorher noch im Internet nach den richtigen Daten recherchieren muss? Dafür darf er sich noch einmal mehr Zeit einplanen, die er vermutlich nicht gerne investiert.

 

KUNDENSERVICE sieht in meiner Welt anders aus!

Bei jeder Überweisung erst einmal selbst die IBAN zu berechnen kostet den Kunden also Zeit und ist zudem noch super umständlich.

Ich weiß nicht, warum einige Unternehmer keinen Wert auf die notwendigen Anpassungen gelegt haben. Unwissenheit kann es nach 5 Jahren nun wirklich nicht mehr sein! Zumindest wäre das ein wirklich schlechter Grund! Gerade solche kleinen Dinge sind jedoch wichtig, um zufriedene Kunden zu haben.

Falls Du Dir vielleicht gedacht hast: „Ich brauche das alte Briefpapier erst einmal auf“, dann ist das definitiv an der falschen Stelle gespart! Es ist professionell die „alten“ Drucksachen zu entsorgen und neues Briefpapier drucken zu lassen.

Ein kleiner Tipp: Die meisten Kunden haben es heutzutage sowieso lieber, wenn sie die Rechnung per E-Mail bekommen. Das spart für viele eine Menge Papierkram.

Hier ist der Aufwand noch geringer die IBAN zu integrieren.

Doch die IBAN in den Geschäftsunterlagen zu integrieren ist noch nicht alles, denn auch die Formatierung darf stimmen, um es dem Kunden so einfach wie möglich zu machen Deine Rechnung zu überweisen.

Die „kundenfreundliche“ IBAN Formatierung

Vielleicht ist es Dir auch schon so gegangen: Du hast zwar eine Rechnung mit IBAN-Nummer doch dann besteht diese nur aus einer langen Aneinanderreihung von Zahlen. Da muss man sich schon sehr konzentrieren, um die ganzen Nullen hintereinander in der richtigen Anzahl einzugeben. Fehlt eine, oder ist eine zu viel drin, dann geht die Überweisung nämlich wieder zurück und Du willst doch sicher Deine Zahlungen pünktlich erhalten.

Daher achte auf die richtige Formatierung in Deinen Drucksachen!

Die Länge der IBAN (International Banking Account Number) ist für Deutschland auf 22 Stellen festgelegt. Der 2-stellige alphabetische Ländercode wird gefolgt von einer 2-stelligen numerischen Prüfzahl, dann folgt die 8-stellige Bankleitzahl und die konstante 10-stellige Bankkontonummer, gegebenenfalls mit vorangestellten Nullen.

Die Gliederung in Drucksachen erfolgt von links in Viererblöcken. Beim Ausfüllen von Formularen, z. B. bei einer Online-Überweisung wird die IBAN-Schreibweise nicht gegliedert!

So sieht die „richtige“, oder sollte ich lieber sagen „kundenfreundliche“ Schreibweise aus:
DEXX XXXX XXXX XXXX XXXX XX

Auch, wenn Die IBAN bei Überweisungen ohne Leerstellen geschrieben wird, ist das auf Deinem Briefpapier die richtige Schreibweise. So kann der Kunde sie auch fehlerfrei eintippen!

Ach ja, und die BIC bitte auch mit hinzufügen. Auch wenn die BIC bei Inlands – Überweisungen nicht erforderlich ist, manche Onlinebanking-Programme verlangen sie trotzdem. Solltest Du Kunden aus dem Ausland haben, dann brauchen diese die BIC ohnehin, um Deine Rechnung zu überweisen.

Noch einmal zusammengefasst darfst Du also auf Folgendes achten:

  • Schau Dir Deine Kontoverbindung auf Deinem Briefpapier an.
  • Wenn noch keine IBAN drauf ist, dann entsorge das „alte“ Briefpapier, nutze es für Notizen oder schenke es dem Kindergarten und lass Dir neues Briefpapier drucken.
  • Wenn die IBAN nicht kundenfreundlich geschrieben ist – dann entsorge das Briefpapier ebenfalls und lasse Dir neues Briefpapier drucken.
  • Solltest Du Deine Rechnungen digital versenden, dann überprüfe die IBAN und BIC in Deinem Rechnungsprogramm.

Du tust es für Deine Kunden! Es kostet wirklich nicht die Welt und Deine Kunden sind zufrieden und fluchen nicht jedes Mal, wenn sie eine Rechnung von Dir überweisen möchten! Schließlich möchtest Du, dass Deine Kunden Dich positiv in Erinnerung haben!